Är du arrangör av en bokmässa, festival eller marknad? Här hittar du tips på hur ditt event blir så bra som möjligt – och låt oss gärna veta om du har fler råd.

Balansera författare och besökare

Naturligtvis vill du som arrangerar en mässa att så många som möjligt ska få en chans att ställa ut. Men här finns en fälla att gå i. Om du har för många utställare i förhållande till antalet besökare så kommer utställarna troligen tycka att det inte är värt att vara med. Även om alla utställare givetvis vill synas och tycker det är bra att synas så mycket som möjligt så vill de förstås sälja. För få besökare, eller för många utställare, gör att det inte säljs särskilt mycket.

Det är dock alltid en avvägningsfråga. Är mässan gratis eller väldigt billig så blir det inte lika viktigt att sälja, då kan det fungera som ett bra skyltfönster. Men kostar den mycket så behöver du som arrangör tänka på att inte ta in för många, alternativt jobba hårt på att öka antalet besökare.

Tänk på temperaturen

Det här kan vara svårt, men oftast blir det för varmt – och värme är svårare att skydda sig mot än kyla. Är det lite för svalt kan alla ha på mer kläder. Både besökare och utställare vill ha en behaglig temperatur. Om du planerar att ha det lite kyligare så glöm inte kommunicera.

Gör reklam tidigt

Så snart ni spikat datum för mässan är det dags att börja göra reklam. Sprid i alla sociala medier och be deltagarna sprida så mycket de kan. Besökarna behöver tid på sig att planera och ju tidigare de vet desto bättre är det.

Arrangera presentationer, scensamtal och paneler

Många som besöker en mässa vill höra författarna prata om sitt skrivande eller sina specialområden. Tänk bara på att inte försöka klämma in för många under en kort tid. Det är bättre i så fall att låta några få komma till tals med presentationer medan andra kan samlas i en panel. Blanda och försök ta med så många olika ämnen som möjligt. Alla gillar dessutom lokal förankring.

Erbjud något extra

Ha ett lotteri, där utställarna kan bidra med vinster, eller arrangera någon annan form av tävling. Det gör att fler vill besöka mässan. Även någon lokal musiker eller lokalt band som kan komma och spela musik förhöjer stämningen. Tar ni betalt för inträdet så använd en del av intäkterna för att sätta samman en goodiebag – och ha inte bara reklam i goodiebagen. Här gäller det att vara fantasifull och sätta samman ett innehåll som verkligen ger besökaren det där lilla extra.

Missa inte programbladet

Arrangerar du samtal på scen och paneldebatter så glöm inte att sätta samman ett programblad. Du kan även ha ett blad (eller använda baksidan) för att låta alla utställare beskriva sig med en rad eller två. Programbladet ska du distribuera så snart du kan och även ha med på plats på mässan.

Engagera volontärer

Det finns alltid folk som är redo att hjälpa till. Se om du kan få ihop lite volontärer som hjälper till. De kan visa besökarna in, hälsa dem välkomna och hjälpa till med praktiska saker. En del mässor har volontärer som har service för utställarna – en sak som alltid brukar uppskattas är möjligheten att gå och köpa fika/lunch. På så vis behöver utställarna lämna sin plats så lite som möjligt.

Fler tips kommer.